会社では営業・設計のほかにお客様に出す文章のチェック、社内文章の作成、ホームページ作成などの担当もしています。
最近の若い子たちは敬語の書き方を知らない子が多いですね。
ですます調が揃っていない。致します、しますの混在。
やたらと○○につきましては、とつきまして連発等、
電話の出方も○○でございます。～しておりますのでとか使えなかったりとなかなか苦労が絶えません。
話し方についてはまたの機会として文章の書き方について少し書いていきます。
文章を書くのが苦手な方は一度振り返ってみるとよいかもしれません。
伝えるべき点が何かをまとめる。
お客様に、または社内の誰かに何を伝えるのかを箇条書きにします。
何を伝えたいのか。
見積もりの内容なのか、現状の問題点なのか、行事の日程なのか文章の中心を考えます。
伝えるべきことが多い時は重要度合を考える、優先順位を考える、文章のつながりを考える。
例えば見積を依頼されていて価格が高くなってしまった場合。
①見積もりを送付する旨を書く
②見積もりは少し高くなった旨を書く
③見積もりをが高くなった理由を書く。
優先順位は①依頼されていた見積の提出②高くなったという事実③その理由
といった順番となるでしょう。
③についてはできれば文章内で簡単に書くよりも別途説明の機会を設けたり別途添付資料(価格比較表)とでまとめた方がいい場合もあります。
家族や恋人、または大切な誰かに送る手紙ではないので、あくまで完結で解りやすく重要な点を絞って伝えるべき点は何かを絞り込みましょう。
プレバトという番組が好きでよく見ているのですが、俳句の夏井いつき先生がよく言っていますが、余計な文章はそぎ落とす。
これにつきると思います。
例えば
○○ 様
いつもお世話になっております。
①先日ご依頼頂きました見積書作成致しました。
①メールに添付致しましたのでご確認お願い致します。
②少しご予算をオーバーしております。（してしまいました。）
③ご要望頂いた○○の部分が高額な商品を使用している為上がっております。
詳しくはまたお打ち合わせ時のお話しさせて頂ければと思います。
それではよろしくお願い致します。
簡潔に書いていけばすっきりします。
書き方のポイントは５Ｗ１Ｈで
５Ｗ１Ｈというのを昔英語の授業で習いましたが、まさしくこれは基本ですね。
いつ（Ｗｈｅｎ）、どこで（Ｗｈｅｒｅ）、誰が（Ｗｈｏ）、なぜ（Ｗｈｙ）、何を（Ｗｈａｔ）、どのように（Ｈｏｗ）Ｗｈｙ
まずはここから必要な要素を取り出します。
例えば、社内旅行の案内を書く場合、
①Ｗｈｅｎ いつ
平成２９年６月２４日（土）～２６日（月）
②Ｗｈｅｒｅ どこで
福岡・博多
③Ｗｈｏ だれが
社員（希望者のみ）
④Ｗｈｙ なぜ
会社が普段から頑張っている社員を労うため。社員同氏のコミュニケーションの円滑化を図るため。
⑤何を
略
⑥どのように
飛行機（セントレア集合）
５Ｗ１Ｈに基づいて考えると必然と答えが簡単に見つかります。
社内コンペの案内なども同様ですね。
①平成２９年６月３０日（金）まで
②営業部内
③営業社員全員参加
④売上増加の為のアイデアを募集するため
⑤改革案
⑥メールにて営業部長あてに提出。
僕の場合は特に意識をしているわけでは無いですが、誰のためになんの目的で書く文章なのかを意識して文章を作成するようにしています。
５W1Hを意識すると物事が簡潔になってきます。
最初は伝達事項は箇条書きでもいいくらいかもしれません。
回りくどいのはやめましょう。
それでも駄目ならパクってみる
著作権があり流用してはいけないものはもちろん駄目ですよ。
今や検索すればなんでも調べられるますね。
「ビジネス文章、（書きたい事）、例文、テンプレート」等で検索をかければ素敵な例文やテンプレート（ひな形）がたくさん出てきます。
それこそあってもらっては困りすが、始末書、顛末書、宣誓書、謝罪文なんて後ろ向きなものから役所への提出書類や時候のあいさつから幅広く使えるものが出てきます。
無料利用できるものもたくさんあるので、それらを使ってみるのも一つの手です。
社内旅行や忘年会などの案内は一度テンプレートを作れば毎年必要箇所だけ書き換えればいいですし、それ以外のものでも何度も真似をすれば少しずつ気づいてくることもあるはずです。
優秀なテンプレは長くだらだら文章が書かれていません。簡潔にまとめられています。
出来なければまず真似てみる。これも大事な勉強の一つです。
書いたら見せて添削してもらう
ビジネス文章の場合は最終的に誰かに見てもらうわけですので、書いたら隣の人や先輩や周りの人に一旦見てもらいましょう。
どこがおかしいのか何度も指摘をされればいつかは文章力も上がっているはずです。どんどん書いて見せてみましょう。
社内文章ならまだちょっとあいつの文章は変だな。で済みますがこれが社外へのメールや文章ですと会社の評判を落としてしまう可能性だってあるので、どんどん書いてスキルアップを図ることをお勧めします。
まとめ
文章は誰かに何を伝えるのかということを意識して書くことが大切です。
丁寧に伝えることと長くだらだらと書くことは違います。ポイントだけを簡潔に書くようにしましょう。
長文で熱い思いを伝えているはずが同じ内容を違う言葉で繰り返しているだけという場合もあります。誰かにチェックしてもらいましょう。
最後に個人的な見解ではありますが、文章を簡潔にまとめる力がついてくると仕事のスケジュールをまとめる力。商談を早くまとめる力、説明をわかりやすく簡潔にする力にも繋がってくると思っています。
仕事が早くなれば帰れる時間も早くなる（かもしれません）。
まずは余計な文章をそぎ落とす力を身につけてみてはいかがでしょうか。
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