段取り八分。

仕事は最終的な完了までの下準備が非常に重要で、段取りをしっかりとやればその仕事の8割は終わったようなものだという例えです。

この段取り八分ですが、言うは易し、実行するは難しです。

段取りをしっかりとこなそうとするいう事は仕事全体の流れを理解していないといけません。そしてこうなった場合はどうする、この事態が起こった場合はこう対処するなどの問題点も想定、把握ができていないといけません。

もちろん問題に対する対処法だって押さえておかないといけないと思います。

結論から言うと仕事を先延ばしにせずに先に色々やっておこうという事ですね。

ゴールを決めて遡ってスケジュールを組むのが難しい？

仕事を先伸ばしにしてしまったり、仕事が期日までに終わらない人がいます。

アポイントや納期が決まったらそれに間に合わす為にどう自分のスケジュールを割り振るか。

という作業になると思いますが、よく抜けてしまうのが見直しをして修正をして最終目標のゴールであるという事。

ギリギリになって取りあえず完成をして修正をしてプレゼンに臨めないから少しずれた提案になる。よって受注率も落ちる。

そして打ち合わせ回数も余分にかかる。

なんにもいい事なんて一つもないのに、ギリギリしかできない。

でもそこで「なんで出来ないの？」は禁物ですよね。

彼らは２週間後までにはアポを取れと言われてアポを取り、何にどれだけ時間がかかるのか。が分からずに仕事を進めて行く。

そしておそらくその提案の中にどんな問題が含まれていてどんな解決法があるかを把握することができていません。

そこで上長は彼らがどれくらいのスピードで作業をこなしているのか、どれくらいの知識を持っているのかを把握することが大切です。

もちろん時短の為の努力をしてもらわないといけません。

そして彼らの今できるスピードでアポを取ってもいけません。

のんびりしていたら他社との差が開いて商談も不利になってしまいます。

 

そうなると、

足りない部分を補って手伝う。どんな問題が起こりそうなのかを伝える。

そしてそれが起こった場合の対処はどのようにするのかを一緒に考える。

「俺が全部やってやる。」と代わりにやってしまっては成長がないのでダメですね。

 

それを反復することによって自分がこの作業にはどれくらいかかるのか。そうすると何日までには何を終わらせないといけないのか。

こればかりは感覚的な話なのでこの感覚をなんとかつかんで欲しいですね。

これが分かってくると仕事の流れがようやく理解できてきます。

問題が起こるときはいつも先延ばしにしている場所

ほとんどの場合がちょっと面倒だな。と先延ばしにしていた箇所で問題が起きている感覚があります。

例えば顧客に面倒だから明日連絡しよう。→なんで連絡くれないの（怒）

とか、

発注する色品番まだ決めてなかった。今度でいいや→発注→欠品→前から言ってたのになんで今更無いってどゆこと？（怒）

ここは工事の納め方が難しいから工事中に現場で決めたらいいや→職人さん「こんなの納められないよ」(怒）

これまで自分も先延ばしにしてしまったばかりにお叱りを頂いたことが多々あります。

気づかなった問題点は仕方ありません。

分かってるのに問題を起こしてしまう事ほど無駄な事はありません。

ちょっと面倒だなと思う事ほど早く済ましてしまう事が後の余計な仕事を増やさなくて済むので面倒がらずにやりましょう。

ここはただやるだけですのでちょっと頑張れば出来るはず。

絶対にやりましょう（半分自分に言い聞かす）

やっぱり段取り八分

絶対的に仕事は段取り命です。

何をいつやって、どのように終わらせる。

そしてこんな問題起こりそう。じゃあ保険としてこれを用意しておこう。

大抵のことは事前に準備ができる事ばかりです。

みんな同じ過ちを犯すんですが、先にちょっと苦労をすれば後が楽っていう感覚。

これが身に付くと結果仕事がスムーズにいくんですよね。

楽しく仕事をしたいので、早めにやれる事やって後はダラダラふざけてワイワイしたい。

そんな感覚で仕事できるよう、自分を含めて頑張っていきたいな。

と思っています。